Den Sociale Højskole gennemførte i 2005-2006 et større internt udviklingsprojekt til styrkelse af medarbejdernes projektkompetencer.

Baggrund

Baggrunden var, at DSH-K i lighed med andre offentlige uddannelsesinstitutioner ønsker at udvikle sine kompetencer på projektområdet, således at Højskolen professionalisere gennemførelsen af projekter internt og eksternt - både som projektleder og som projektdeltager sammen med andre store aktører.

Ønsket om projektinvolvering sker både for i højere grad at deltage i løsningen af større opgaver, nationalt og internationalt, og på den måde udbygge kvalifikationer og kompetencer, og for at sikre en øget tilførsel af økonomiske ressourcer til Højskolen.

Endelig er det væsentligt for undervisningen, at der hele tiden indhentes nye erfaringer til DSH-K, fx via øget inddragelse af undervisere i projektsammenhænge.

Internt på højskolen har der været et ønske om at styrke samarbejdet mellem de organisatoriske enheder, således at de tanker, metoder og værktøjer, der anvendes i projektarbejdet kan blive fælles og dermed danne grundlag for et mere udbygget samarbejde.

Projektet er gennemført med støtte fra Udviklings- og Omstillingsfonden, der administreres af SCKK (Statens Center for Kompetence og Kvalitetsudvikling), som har betalt omkostningerne til ekstern konsulentbistand.

Udvikling af forløbet

I SPK har det fra starten været afgørende, at der ikke var tale om et traditionelt konsulentarbejde, men om en arbejdsproces, hvor begge parter deltog og bidrog til proces og resultat. Der er på den baggrund løbende produceret en række arbejdspapirer, der er stillet til rådighed for deltagerne og DSH-K som sådan. Det har været ønsket at producere papirer, der med et minimum af indsats kunne anvendes i det daglige arbejde.

SPKs deltagere har i forbindelse hermed haft adgang til coaching, sådan at de hvis de har haft problemer med udvikling eller implementering af nye arbejdsgange, som de ikke umiddelbart kunne løse, har der været adgang til at søge hjælp.

Styrkelse af Projekt Kompetencer (SPK)

Projektet forløb i 3 faser

1: Projektforberedelse og en analyse af den eksisterende projektorganisation.

2: Gennemførelse af det kompetenceudviklende forløb.

3: Evaluering og formidling af projektet.

Første fase

Første fase indledtes i maj 2005. CUBION gennemførte dels en spørgeskemaundersøgelse via nettet dels en bred dataindsamling med observationer på Højskolen, interview af administrative medarbejdere, undervisere, udviklingskonsulenter samt en gennemgang af DSH-K’s IT-system mhp. afdækning af eksisterende projektværkstøjer.

Herefter var der et 1 dags præsentationsseminar for de 18 kursusdeltagere og MIO, hvor rektor og højskolens tillidsrepræsentanter har sæde. Ved seminaret blev SPK præsenteret med gennemgang af ansøgning, mål og rammer, arbejdsmetoder, kursusforløb, øvrige aktiviteter m.m., og hvor der blev spurgt efter tilkendegivelser og kommentarer til projektet. Desuden blev resultatet af CUBIONS forundersøgelse præsenteret.

Anden fase

I perioden fra juni 2005 til april 2006 er der gennemført 12 kursusdage, hvor deltagerne blev undervist i relevante projektværktøjer og –metoder.

I overskrifter ser kursusprogrammet sådan ud:

Projekter på DSH

Projekter og deres betydning, organisering, funktion og gennemførelse i praksis. ”Projektkulturen” på DSH-K.

Metoder og værktøjer: interessentanalyse, omverdensanalyse, projektrelation til basisorganisation.

Idé og målfase

Fra idé og fortolkning til projekt. Mellem tilbudsgivning og egen udvikling. Hvordan arbejder vi med interessentanalyser, eksternt og internt? Målformulering, konkretisering, strukturering, værktøjer til arbejdsplanlægning, udvikling og beskrivelse. Projektforankring og -organisering, aftaler med samarbejdspartnere, ansvarsfordeling og bemyndigelse. Inddragelse af netværk, fx faglige og personlige netværk indenfor og udenfor DSH-K.

Begreber, metoder og værktøjer: SWOT-analyse som middel til at afdække stærke og svage sider samt projektbarrierer. Målanalyse. Koordineringsmekanismer. Samarbejdsformer og netværk. Interne og eksterne hensyn.

Projektdesign og projektplanlægning

Hvordan sikres at projektet kan leve op til forventningerne(formål og mål) samt at det metodiske grundlag er kvalificeret.

Udvælgelse af hensigtsmæssige metoder og værktøjer der giver en systematisk beskrivelse af projektet. Analyse af interne og eksterne afhængigheder, frihedsgrader i opgaverækkefølge samt muligheder for omkalfatring af ressourcer med et minimum  af friktion og forsinkelse.

Begreber, metoder og værktøjer: PERT, afhængighedsanalyser(critical path), faseinddeling.

Projektstyring og projektadministration

Hvilke styringsredskaber er der behov for under hensyn til projekttype og projektets ydre og indre vilkår. Der skal fokuseres på projektets kontekstuelle og operationelle risiko og hvordan disse håndteres.

Der skal udvikles en eller flere skabeloner, der kan kvalificere projektadministrationen og kvalificerede gennemførelses- og opfølgningsprocedurer m.h.t. timeregistrering, budgetopfølgning og overholdelse af milepæle. En projektmanual der samler det styringsmæssige og administrative og dermed sikrer ensartede procedurer vil være relevant.

Begreber, metoder og værktøjer: Risikoanalyse og risikostyring(risk management), tids- og aktivitetsplanlægning, budgettering og afvigelsesrapportering, IT-projektstyring.

Projektledelse og projektgennemførelse

Valg af projektledelsesform under hensyn til omverdensforventninger og projektets behov. Er der behov for reel ledelse eller er det mere hensigtsmæssigt med en koordinator, tovholder, eller projektsekretær. Sondring mellem ledelse og  styring/administration og fokus på ledelse som funktion på linje med andre nødvendige funktioner i projektet. Projektarbejdet som læreproces.

Begreber, metoder og værktøjer: Ledelsesteori, teori om gruppers dannelse og udvikling.

Evaluering, implementering og formidling

Valg af evalueringsform, fx effektmåling og/eller lærende evaluering. Dokumentationsformer i forhold til forventninger og målsætninger. At indtænke evaluering i et fremadrettet, strategisk perspektiv. Hvilken læring er der opstået og hvordan skal den anvendes og videreudvikles. Fokus på projektets uplanlagte og uforventede resultater.

Hvordan formidles der til projektets omverden/interessenter undervejs og hvorledes sikres at projektets resultater gennemføres så det bedst mulige udbytte af resultaterne sikres. I hvilke fora skal projekterne præsenteres og hvordan sikres overførsel af viden til undervisningen som sådan i form af fx inddragelse af projekter i undervisningssituationen.

Begreber, metoder og værktøjer: Evalueringsteori og evalueringsmetoder, implementeringsmetoder, faglig formidling.

Intern og ekstern videndeling

Udvikling af systemer, som stiller projekternes viden og erfaringer til rådighed for omverdenen, in- og eksternt. Er det eksisterende intranet tilstrækkeligt til interne formål og hvordan sikres at projektresultater offentliggøres og deles med andre aktører.

Begreber, metoder og værktøjer: Teorier om videnledelse og videndeling, IT-videndelingssystemer. Herunder brug og videreudvikling af DSH-Ks egne systemer.

Arbejdsmetoder og -proces

Som nævnt ovenfor har der været tale om et tæt samarbejde mellem DSH-K og CUBION.

Ved projektets start blev der nedsat en arbejdsgruppe, hvor repræsentanter for højskolens ledelse, TR og øvrige ansatte ca. en gang månedligt mødtes med konsulenterne for at evaluere forløbet samt planlægge de næste skridt.

Der har i hele projektets løbetid været afholdt 10 møder af 1-2 timers varighed. Møderne har fungeret med fælles ansvar for dagsorden og mødeledelse og har sikret en tæt koordinering mellem kunde og konsulent.

Udover de nævnte kursusdage samt coachingforløb med enkeltpersoner har der parallelt været kontakt til medarbejdergrupper på højskolen.

Tidligt i forløbet blev der fra de administrative medarbejdere signaleret et behov for at få arbejdet med de særlige problematikker, der viser sig i den administrative håndtering af projekterne. På den baggrund har der været afholdt seancer med denne gruppe alene, hvor problemer og disses løsning har været diskuteret og analyseret. Det har resulteret i små kurser i relevante IT-værktøjer og gennemgang af basale planlægnings- og budgetteringsværktøjer.

Evalueringsmetoder

Gennem hele projektet er der løbende blevet evalueret med inddragelse af forskellige metoder. Formålet har været at deltagerne kunne erfare, hvorledes de øvrige deltagere vurderede de netop gennemførte aktiviteter. Herudover har evalueringen haft det formål, at der løbende kunne justeres på indhold og form af undervisningen.

En samlet evaluering af projektet er undervejs.

Afsluttende bemærkninger

Arbejdet med SPK har vist, at der er mange fordele ved at involvere deltagerne som det har været tilfældet.

Arbejdsgruppen med repræsentanter fra ledelse, MIO og CUBION har løbende evalueret forløbet og drøftet justeringer af indhold for de enkelte kursusdage på baggrund af de indhøstede erfaringer.

Kursusdagene har været præget af dialog mellem deltagere og konsulenter og med inddragelse af arbejdsopgaver og problematikker fra dagligdagen. Det har resulteret i større indsigt hos deltagerne og flere nye arbejdsgange præget af større enkelhed.

Samlet har der været tale om, at forståelsen for projektarbejde og projektledelse på Højskolen er forøget betydeligt, forhåbentlig med positive konsekvenser for det fremtidige arbejde med projekter både på og uden for Højskolen.

Af

Steen Hvid, Konsulent, CUBION & Tina Birgitte Dencker, Projektkoordinator, DSH-K tb@dsh-k.dk